7 Tips Manajemen Waktu Efektif untuk Kelola Aktivitas Harian

Sumber: Freepik

Manajemen waktu menjadi salah satu hal paling penting di kehidupan. Banyaknya aktivitas yang dilakukan sehari-hari terkadang membuat kamu tidak terarah dan tidak dapat menentukan daftar prioritas. Alhasil, pekerjaan bisa jadi terbengkalai dan tidak dilakukan dengan maksimal. Rasanya pun cenderung akan lebih melelahkan karena tidak bisa fokus pada satu pekerjaan.

Sebagai seseorang yang produktif dan memiliki banyak kesibukan, alangkah lebih baik apabila kamu dapat mengontrol dan mengatur waktu untuk melakukan pekerjaan dengan baik melalui pengelolaan manajemen waktu secara tepat. Manfaatnya, kamu dapat melakukan semua pekerjaan dengan efektif, cepat, dan maksimal. Lalu, seperti apa cara mengatur waktu secara tepat? Yuk, simak penjelasannya berikut ini.

Buat Daftar Pekerjaan
Pernahkah kamu merasa bingung saat bangun tidur dan tidak tahu harus mulai pekerjaan dari mana? Salah satu cara untuk mengatasi kebingungan ini adalah dengan membuat daftar berisi hal yang harus dikerjakan dalam satu hari. Pembuatan daftar ini sebaiknya kamu lakukan pada malam hari sebelum tidur. Daftar ini berisi daftar pekerjaan yang perlu diselesaikan di esok hari.

Apabila kamu menyiapkan daftar tersebut di malam hari, kamu tidak akan bingung lagi saat menjalani hari karena sudah memiliki panduan tentang apa yang harus dikerjakan. Prosesnya cukup singkat dan tidak memakan waktu lama. Manajemen waktu dengan membuat daftar pekerjaan bisa dilakukan melalui pemanfaatan notes yang ada di smartphone.

Kamu bebas memilih metode yang paling nyaman dan sesuai gaya kerja. Meskipun tidak selalu rencana akan berjalan lancar, setidaknya kamu sudah memiliki acuan untuk mengatur aktivitas harian sehingga bisa membuat kamu menjadi orang yang lebih terorganisir.

Manajemen_Waktu Sumber: Freepik

Lakukan Pekerjaan Sesuai Daftar Prioritas
Setelah menentukan dan membuat daftar pekerjaan, tips manajemen waktu berikutnya ada mengeksekusi apa yang sudah kamu tuliskan dalam daftar prioritas. Salah satu cara yang bisa dilakukan dalam menerapkan cara ini adalah dengan memanfaatkan Matriks Eisenhower. Matriks Eisenhower merupakan matriks penting yang dikategorisasikan berdasarkan tenggat waktu pekerjaan atau deadline.

Dengan menggunakan matriks ini, kamu dapat menentukan skala prioritas dari pekerjaanmu. Manfaatnya, kamu bisa melakukan pekerjaan dengan baik dan sesuai dengan deadline. Berdasarkan klasifikasi matriks tersebut, kamu dapat membagi pekerjaan dimulai dari hal paling penting untuk dilakukan hingga ke hal yang tidak terlalu penting.

Pembagian pekerjaan dapat diklasifikasikan menjadi 4 kuadran. Dimulai dari pekerjaan yang penting-mendesak, penting-tidak mendesak, tidak penting-mendesak, serta tidak penting-tidak mendesak. Adapun sejumlah klasifikasi yang dimaksud sebagai berikut:

Tugas penting dan mendesak sebagai tugas yang harus diprioritaskan dan diselesaikan terlebih dahulu karena berpotensi mempengaruhi hidup atau karir.
Tugas penting tapi tidak mendesak yang memiliki nilai penting, namun tidak perlu segera diselesaikan sehingga kamu bisa menjadwalkan ulang maupun mengerjakannya setelah tugas mendesak terselesaikan.
Tugas tidak penting tapi mendesak bersifat tidak begitu penting, namun perlu segera diselesaikan.
Tugas tidak penting dan tidak mendesak yaitu dengan menghapusnya dari daftar karena tidak mendesak dan tidak penting untuk dikerjakan.

Setelah kamu membuat dan menyusun skala prioritas, kamu akan lebih mudah dan terarah dalam mendahulukan tugas yang paling penting dan mendesak. Bukan hanya itu, tetapi kamu juga dapat menggunakan waktu dan energi untuk suatu pekerjaan secara efektif dan efisien. Dengan begitu, kamu dapat bekerja secara produktif dan bukan hanya sekedar sibuk yang tidak ada maknanya.

Tetapkan Deadline pada Setiap Pekerjaan
Untuk meningkatkan fokus dan disiplin dalam bekerja, penting bagi kamu untuk belajar menetapkan batas waktu untuk setiap tugas. Salah satu metode manajemen waktu yang efektif adalah time boxing. Teknik ini membantu kita bekerja lebih terstruktur dan fokus, serta menghindari penundaan. Time boxing adalah teknik di mana kamu menentukan berapa lama waktu yang dialokasikan untuk menyelesaikan suatu tugas.

Misalnya, jika kamu memberi waktu dari pukul 9 hingga 10 pagi untuk menyelesaikan sebuah laporan, maka selama satu jam itu, kamu harus fokus menyelesaikan laporan tersebut. Tujuannya adalah memastikan tugas terselesaikan dalam waktu yang sudah kamu tetapkan, sehingga kamu tidak berlarut-larut dalam pekerjaan.

Ada dua jenis time boxing: soft time boxes dan hard time boxes. Soft time boxes memberikan fleksibilitas, artinya jika pekerjaan belum selesai dalam waktu yang ditentukan, kamu masih bisa menambah waktu untuk menyelesaikannya. Di sisi lain, hard time boxes lebih ketat, di mana begitu waktu yang dialokasikan habis, kamu harus berhenti, bahkan jika tugas belum selesai, dan mengambil jeda sebelum melanjutkannya.

Metode ini juga membantu kamu menjaga stamina dan menghindari burnout. Dengan menggunakan time boxing, kamu bisa lebih terorganisir, fokus, dan mengelola waktu dengan lebih baik, terutama dalam menghadapi tugas-tugas yang menumpuk.

Jangan Lupa Beristirahat
Bekerja terlalu lama tanpa jeda bisa membuat kamu merasa lelah dan sulit mempertahankan fokus. Oleh karena itu, sangat penting untuk memberikan waktu bagi tubuhmu untuk beristirahat. Istirahat tidak hanya bermanfaat bagi tubuh, tetapi juga penting untuk mencegah kelelahan pada otak dan mata. Jangan remehkan pentingnya istirahat, terutama jika kamu ingin tetap produktif dan fokus sepanjang hari.

Bagi kamu yang sering bekerja di depan laptop atau komputer, cobalah menerapkan aturan 20-20-20 untuk mengatasi mata yang lelah. Aturan ini dirancang untuk mencegah computer vision syndrome atau CVS yaitu serangkaian gejala yang muncul akibat penggunaan perangkat elektronik seperti laptop, smartphone, atau komputer dalam waktu lama.

CVS dapat menyebabkan mata terasa lelah, sakit kepala, nyeri leher dan pundak, hingga gangguan penglihatan seperti buram atau ganda. Cara mengikuti aturan 20-20-20 sangat sederhana. Setelah bekerja di depan layar selama 20 menit, ambillah istirahat dengan mengalihkan pandangan ke objek yang berada sejauh 20 kaki (sekitar 6 meter) selama 20 detik.

Teknik ini membantu mengurangi ketegangan pada mata dan memberi waktu untuk relaksasi, sehingga kamu bisa mencegah gejala CVS dan menjaga kesehatan mata di tengah rutinitas harian yang padat. Dengan memberikan jeda istirahat yang cukup dan menerapkan aturan ini, kamu tidak hanya bisa bekerja dengan lebih nyaman tetapi juga menjaga keseimbangan antara produktivitas dan kesehatan.

Fokus dengan Satu Pekerjaan
Banyak dari kita mungkin beranggapan bahwa multitasking bisa membuat kita menyelesaikan lebih banyak pekerjaan sekaligus. Namun, menurut sebuah artikel di startuptalky.com, multitasking justru dapat menurunkan produktivitas hingga 40%. Saat mengerjakan banyak hal sekaligus, kamu cenderung berpindah-pindah tugas yang pada akhirnya membuat setiap pekerjaan tidak terselesaikan dengan maksimal.

Selain itu, multitasking dapat membuat kita merasa lebih cepat lelah karena otak harus beradaptasi terus-menerus saat berpindah dari satu tugas ke tugas lainnya. Faktanya, otak kita bekerja lebih efisien ketika fokus pada satu tugas dalam satu waktu. Dengan menyelesaikan satu pekerjaan secara penuh sebelum beralih ke tugas lain, kamu dapat mengurangi kesalahan, meningkatkan kualitas hasil, dan menjaga energi tetap terjaga sepanjang hari.

Oleh karena itu, multitasking tidak selalu menjadi cara terbaik untuk meningkatkan produktivitas. Sebaliknya, cobalah untuk fokus dan disiplin menyelesaikan tugas-tugas satu per satu. Dengan begitu, kamu akan mendapatkan hasil yang lebih maksimal dan bekerja dengan lebih efektif.

Mengembangkan kebiasaan fokus pada satu pekerjaan akan membantu menghindari stres berlebih dan meningkatkan kualitas hidup, baik dalam pekerjaan maupun aktivitas sehari-hari.

Hindari Distraksi
Saat bekerja, ada banyak hal yang bisa mengganggu fokus, seperti push notifikasi, email, dan pesan dari grup WhatsApp. Gangguan ini sering kali muncul tanpa disadari dan dapat membuyarkan konsentrasi. Menurut Harvard Business Review, rata-rata pekerja mengalami interupsi sebanyak 50-60 kali dalam sehari, dan 80% dari gangguan tersebut ternyata tidak penting.

Interupsi yang terus-menerus tidak hanya menurunkan produktivitas, tetapi juga bisa meningkatkan tingkat stres. Salah satu penyebab utama stres di tempat kerja adalah kurangnya kontrol atas tugas yang harus diselesaikan. Untuk mengurangi distraksi dan menjaga fokus, kamu bisa mencoba beberapa strategi berikut ini:

Matikan push notifikasi dari berbagai aplikasi yang sering kali menjadi sumber gangguan utama. Mematikan notifikasi akan membantumu tetap fokus pada pekerjaan yang sedang kamu kerjakan.
Batasi cek media sosial dan pesan pribadi dengan alokasikan waktu khusus dalam sehari untuk mengecek semua sekaligus sehingga tidak terganggu sepanjang hari.
Gunakan mode pesawat atau 'Do Not Disturb' ketika butuh fokus penuh, aktifkan mode pesawat atau mode *Do Not Disturb* di ponselmu. Ini akan membantumu tetap terfokus pada pekerjaan dan mencegah gangguan yang tidak perlu.
Manfaatkan waktu istirahat dengan bijak dengan melakukan aktivitas berbeda dari pekerjaan seperti berjalan-jalan sejenak atau melakukan peregangan sehingga berdampak pada pikiran dan tubuh menjadi lebih segar.

Dengan mengurangi gangguan dan membangun kebiasaan yang baik, kamu bisa meningkatkan produktivitas serta mengurangi tingkat stres. Mengendalikan distraksi adalah langkah penting untuk bekerja lebih efisien dan menjaga keseimbangan mental selama bekerja.

Manajemen_Waktu Sumber: Pinterest

Pakai Platform Manajemen Waktu
Saat ini, ada banyak alat dan aplikasi yang bisa kamu manfaatkan untuk membantu manajemen proyek dan waktu. Dengan menggunakan aplikasi yang tepat, kamu bisa lebih mudah mengatur tugas, menjadwalkan pekerjaan, dan meningkatkan produktivitas. Berikut adalah beberapa aplikasi manajemen waktu yang bisa kamu coba:

do dan Todoist sebagai aplikasi yang ideal untuk membuat daftar tugas atau aktivitas harian beserta pengingat sehingga tidak akan melewatkan pekerjaan penting.
Trello dan Notion yang cocok untuk manajemen proyek dan melacak kemajuan aktivitas harian. Trello menggunakan sistem papan visual, sedangkan Notion menawarkan lebih banyak fleksibilitas dengan catatan, database, dan template dapat disesuaikan.
Time Planner sebagai aplikasi untuk membuat jadwal terorganisir serta menganalisis seberapa produktif kamu setiap harinya. Dengan alat ini, kamu bisa melihat alokasi waktu dengan lebih jelas.
Google Calendar sangat berguna untuk teknik time blocking atau time boxing dengan pengguna bisa melihat detail jadwal harian dan waktu yang dialokasikan untuk setiap tugas sehingga pekerjaan lebih terstruktur dan terukur.
Remember the Milk, Slack, TickTick, dan berbagai aplikasi manajemen waktu lainnya yang menawarkan fitur serupa untuk membantu kamu mengatur jadwal, mengingatkan tugas, serta berkomunikasi dengan tim lebih efisien.

Dengan bantuan berbagai tools ini, kamu bisa mulai membangun kebiasaan untuk menjadi lebih fokus, disiplin, dan terorganisir dalam mengelola waktu. Penggunaan aplikasi ini tidak hanya memudahkan pekerjaan, tetapi juga meningkatkan efisiensi dalam mencapai target harianmu.

Nah, itu dia beberapa tips yang dapat kamu coba untuk mengembalikan fokus dan juga membantu kamu lebih baik dalam mengatur waktu. Kamu dapat menggunakan bantuan tools dari gadget yang kamu punya, apalagi dengan kecanggihan teknologi yang semakin berkembang.

Eraspace menghadirkan beragam pilihan gadget canggih yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan bujet. Apalagi, sedang ada promo dan penawaran menarik yang bisa kamu nikmati ketika menjadi member MyEraspace. Caranya mudah, cukup belanja di website maupun aplikasi resmi Eraspace pada iOS maupun Android dan pilih perangkat favoritmu. Yuk, lengkapi diri dengan gadget terbaik hanya di Eraspace, sekarang juga!