6 Tips Mengelola Email Penting Agar Tidak Ada yang Terlewat

Sumber: The Indian Express

Pesan email yang terus menumpuk di kotak pesan masuk atau Inbox terkadang bisa sangat menghambat pekerjaan harianmu. Kamu menjadi lebih sulit untuk menentukan dan membuka mana pesan email masuk yang memang penting atau hanya sekadar pesan promosi saja. Oleh karena itu, kamu perlu segera mengelola email penting di Gmail agar tidak ada informasi penting yang terlewatkan.

Salah satu tips mengelola email penting adalah dengan membersihkan kotak masuk dari pesan email yang tidak relevan atau tidak penting secara berkala. Masih ada banyak tips mengelola email penting lainnya yang bisa kamu pertimbangkan untuk mengoptimalkan produktivitas harianmu. Yuk, simak ulasan selengkapnya di bawah ini!

Bersihkan Inbox Secara Berkala
Tips mengelola email penting yang pertama adalah memastikan inbox email kamu bersih. Inbox yang penuh dengan email tidak terbaca tidak hanya membuat tampilan layar berantakan, tetapi juga dapat membuat kamu kesulitan menemukan email penting. Oleh karena itu, jadwalkan waktu khusus secara rutin untuk membersihkan inbox agar email lebih terorganisir. Dengan cara ini, kamu tidak perlu memeriksa email secara terus-menerus yang dapat menghambat produktivitas.

Gunakan Fitur Pencarian
Kelola email penting di Gmail atau aplikasi email lain akan lebih mudah dengan memanfaatkan fitur pencarian. Dengan memanfaatkan fitur ini, kamu bisa menemukan email penting dalam hitungan detik. Caranya sangat mudah, cukup masukkan kata kunci yang relevan seperti subjek email, judul email, atau nama pengirim.

Agar hasil pencarian lebih akurat, gunakan kata kunci yang spesifik. Misalnya, jika kamu mencari email berisikan informasi diskon dari Eraspace, coba gunakan kata kunci seperti 'Diskon Mantra', 'Promo Eraspace', atau nama produk yang spesifik yang dicantumkan dalam email. Selain itu, kamu juga bisa menggunakan tanda kutip (' ') untuk mencari frasa yang tepat. Misalnya, 'pertemuan penting besok'. Dengan begitu, hasil pencarianmu akan lebih relevan dan tidak terlalu banyak.

Sumber: Techchef Data Recovery

Salah satu keunggulan fitur pencarian adalah kemampuannya untuk menemukan email-email penting yang ingin kamu simpan. Setelah menemukan email yang dimaksud, kamu bisa memberikan tanda khusus seperti bintang, label, atau memindahkannya ke folder arsip. Dengan begitu, email tersebut tidak akan terhapus secara tidak sengaja saat kamu membersihkan inbox. Selain itu, fitur pencarian juga bisa membantumu menemukan email-email yang perlu ditindaklanjuti sehingga kamu tidak akan melewatkan informasi penting.

Gunakan Fitur Unsubscribe
Banyaknya email promosi dan newsletter yang masuk secara otomatis merupakan salah satu penyebab inbox menjadi penuh. Email promosi dan newsletter ini seringkali tidak terlalu penting dan hanya akan memenuhi inbox email. Tips mengelola email penting Untuk mengatasi masalah ini yaitu dengan memanfaatkan fitur 'unsubscribe' yang biasanya terdapat di bagian bawah setiap email promosi. Dengan mengklik tombol 'unsubscribe', kamu akan berhenti menerima email dari pengirim tersebut.

Rajin melakukan unsubscribe tidak hanya dapat membersihkan inbox, tetapi juga melindungi privasi data dirimu. Banyak email promosi yang mengandung informasi pribadimu seperti nama, alamat email, dan bahkan preferensi belanja. Dengan inbox yang rapi, kamu akan lebih mudah menemukan email penting yang benar-benar perlu kamu baca.

Untuk cara menghapus email promosi dengan unsubscribe, kamu cukup klik pada tombol 'unsubscribe' yang biasanya berada di bagian bawah email. Beberapa penyedia layanan email juga menyediakan fitur untuk mengelola langganan secara massal. Dengan fitur ini, kamu bisa berhenti berlangganan dari beberapa email sekaligus. Selain itu, kamu juga bisa menggunakan ekstensi browser yang dirancang khusus untuk membantu kamu mengelola langganan email.

Gunakan Fitur Arsip
Selain menghapus atau unsubscribe, fitur arsip juga menjadi salah satu tips mengelola email penting yang efektif. Fitur ini memungkinkan kamu untuk memindahkan email tertentu dari inbox ke folder arsip. Email yang telah diarsipkan tidak akan hilang, namun tidak akan lagi muncul di inbox utama kamu. Hal ini sangat berguna untuk email-email yang masih ingin kamu simpan, seperti konfirmasi pesanan, tiket perjalanan, atau dokumen penting lainnya.

Dengan mengarsipkan email, kamu dapat menjaga inbox kamu tetap bersih dan teratur. Inbox yang bersih akan membuat kamu lebih mudah menemukan email penting saat dibutuhkan. Selain itu, fitur arsip juga bisa membantu kamu menghemat ruang penyimpanan di server email. Jika kamu memiliki banyak email, mengarsipkan email-email yang sudah tidak aktif lagi dapat mengurangi penggunaan kuota penyimpanan.

Agar lebih mudah menjaga produktivitasmu, pastikan kamu memiliki perangkat smartphone yang memang punya banyak fitur canggih untuk mendukung aktivitas pekerjaan dan produktivitas harian. Salah satunya seperti Sharp AQUOS sense9 yang ditenagai oleh chipset Snapdragon 7s Gen 2 yang mampu menjanjikan kinerja perangkat lebih gesit dengan konsumsi daya lebih efisien.

Apalagi HP Sharp ini juga mengusung layar OLED seluas 6,1 inci dengan resolusi 1080 x 2340 piksel serta memiliki kemampuan refresh rate 240Hz. Dengan begitu, kamu bisa menikmati pengalaman visual yang sangat jernih dan halus dari biasanya. Menariknya lagi, Sharp AQUOS sense9 juga memiliki fitur AI khusus yang mampu membantu kamu untuk menghindari panggilan telepon mencurigakan berdasarkan analisis isi panggilan telepon.

Gunakan Fitur Filter dan Label
Fitur filter dan label merupakan tips mengelola email penting dengan cara mengotomatiskan proses pengelompokkan email. Dengan fitur ini, setiap email yang masuk akan langsung diarahkan ke folder atau diberikan label sesuai dengan kriteria yang kamu tetapkan. Misalnya, semua email dari klien akan langsung masuk ke folder 'Klien', atau semua email penting ditandai dengan label 'Penting'. Dengan begitu, kamu tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk memilah-milah email secara manual.

Cara Membuat Filter di Gmail:

Klik ikon pencarian di bagian atas Gmail.
Masukkan kriteria seperti pengirim, subjek, atau kata kunci tertentu.
Klik 'Create filter' dan pilih tindakan, seperti memindahkan ke folder tertentu atau menandainya sebagai penting.

Kamu bisa gunakan label sebagai cara menandai email penting di Gmail:

Buat label seperti 'Penting', 'Tugas', 'Promosi', atau 'Follow-up'.
Terapkan label secara otomatis menggunakan filter yang sudah dibuat.

Sumber: Noticias Concursos

Manfaatkan Fitur Snooze
Tips mengelola email penting selanjutnya adalah dengan memanfaatkan fitur snooze. Fitur ini memungkinkan pengguna untuk menunda atau menghentikan sementara suatu hal untuk beberapa waktu. Fitur snooze sangat bermanfaat untuk membantu kamu tetap fokus pada tugas-tugas yang sedang dikerjakan tanpa harus khawatir melupakan email penting.

Cara mengelola email penting menggunakan fitur snooze cukup mudah, pilih email yang ingin ditunda, lalu klik ikon jam. kamu kemudian dapat menentukan waktu yang diinginkan untuk menerima pengingat. Misalnya, jika kamu menerima undangan rapat namun jadwal kamu belum pasti, kamu dapat menunda email tersebut hingga kamu memiliki kepastian jadwal.

Itu dia beberapa tips mengelola email penting secara efektif. Dengan membersihkan inbox secara berkala, menggunakan filter dan label, serta memanfaatkan fitur-fitur seperti snooze dan template balasan, kamu bisa lebih fokus pada pekerjaan atau belajar tanpa terganggu oleh email yang berantakan. Untuk menunjang produktivitas, gunakan smartphone atau laptop dengan performa tinggi.

Kunjungi Eraspace untuk menemukan berbagai pilihan laptop dan smartphone dengan spesifikasi mumpuni untuk multitasking. Nikmati gratis ongkir, fitur pembayaran fleksibel, dan kumpulkan poin reward dengan aplikasi Eraspace. Yuk, jadi lebih produktif bersama Eraspace!